Với những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời như: đại hội, chợ triễn lãm, hội nghị, lễ khánh thành, lễ cưới, … Trước khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện ngoài trời hãy tham khảo bài viết này nhé!!
Ưu và nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Hiện nay, xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời rất được ưa chuộng. Vậy liệu có ai biết được ưu và nhược điểm của tổ chức sự kiện ngoài trời.
Ưu điểm
- Không gian thoải mái, thoáng đãng
- Sức chứa rộng lớn, phù hợp với những sự kiện có quy mô lớn
- Đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thì đây là cơ hội để các công ty có thể sáng tạo trong việc thiết kế, trang trí, thiết lập bố cục, …
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào thời tiết
- Tốn nhiều nhân sự cho việc chuẩn bị, setup bàn ghế và các trang thiết bị, trang trí sân khấu, …
Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Một sự kiện thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Nơi để xe
Cần một nơi để xe cho khách, phía ban tổ chức cần ước tính được số lượng khách đến với sự kiện để chọn được một nơi có đủ không gian để giữ xe cũng như có thể sắp xếp được xe một cách hợp lý để tránh việc xe ra vào gây cản trở lối đi và tránh việc trầy xước xe.
Trang trí
Do sự kiện được tổ chức ở một không gian rộng lớn, nên cần phải có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm. Có thể bố trí standee, banner, phướn gần với khu vực trung tâm để thu hút nhiều sự chú ý hơn. Như vậy, vừa không tốn quá nhiều diện tích mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh của chương trình. Ngoài ra, có thể trang trí bằng bóng bay, hoa tươi, làm hàng rào giới hạn không gian sự kiện, … Đây cũng là một cách giúp cho việc quản lý sự kiện trở nên dễ dàng hơn.
Dự phòng
Một trong những rủi ro rất lớn ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện ngoài trời đó là thời tiết. Vì thế luôn phải có sự dự phòng bằng các phương án như nhà bạt. Số lượng bàn ghế cũng cần phải có sự dự phòng để tránh việc thiếu bàn ghế khi khách tham gia vượt quá số lượng so với dự định ban đầu.
Thiết bị âm thanh, ánh sáng
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời, yếu tố âm thanh, ánh sáng có công suất đủ lớn để có thể phù hợp với không gian ngoài trời. Như vậy, sẽ làm cho buổi sự kiện trở nên thành công hơn.
Vệ sinh
Vệ sinh là bao gồm yếu tố của môi trường lẫn đồ ăn thức uống trong buổi sự kiện. Vì vậy, cần bố trí thùng rác hợp lý và có khu vực nhà vệ sinh gần khu vực diễn ra sự kiện. Thậm chí, phía BTC có thể sắp xếp nhân viên vệ sinh thường xuyên di chuyển để đảm bảo vệ sinh, cùng với việc đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.
An ninh
Do đây là sự kiện tổ chức ngoài trời, nên rất khó để tự quản lý và có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc. Nên cần phải có sự hỗ trợ về an ninh nhằm đảm bảo trật tự an toàn.
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ có ưu điểm mà còn khá nhiều rủi ro. Dù không dễ nhưng việc này cũng đáng để thách thức, bởi những giá trị hiệu quả mà nó mang lại. Đặng Nguyễn là công ty tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với rất nhiều dịch vụ như: tổ chức sự kiện, in ấn, thiết kế, cho thuê trang thiết bị sự kiện (âm thanh/ánh sáng, nhà bạt, cổng hơi, màn hình led, …), … Với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm, luôn mang đến những trải nghiệm thật tốt cho khách hàng.
————————————————————————————
Quý khách hàng có nhu cầu thuê các dịch vụ của công ty Đặng Nguyễn, vui lòng liên hệ với công ty theo các hình thức phía bên dưới: