TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?
Tổ chức sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Có người hiểu rằng, đó là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm, … không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như cưới hỏi, sinh nhật, …
TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÓ VAI TRÒ NHƯ THẾ NÀO?
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Để có thể tổ chức được một buổi sự kiện đều đòi hỏi sự cẩn trọng, chi tiết và kế hoạch rõ ràng, cẩn thận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đào sâu vào một vài những khía cạnh quan trọng của việc tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu dự định.
CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI TIẾN HÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Xác Định Mục Tiêu
Trước hết, bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Điều này bao gồm việc đặt ra câu hỏi như: Sự kiện này đang muốn đạt được điều gì? Làm thế nào để đo lường sự thành công? Việc hiểu rõ mục tiêu giúp bạn tạo ra kế hoạch cụ thể hơn.
Ngân Sách
Lập một ngân sách chi tiết để theo dõi các khoản chi phí và thu nhập. Hãy xác định nguồn tài chính và đảm bảo rằng bạn có đủ tiền để thực hiện sự kiện. Điều này bao gồm cân nhắc các khoản tiền cho địa điểm, thiết bị, quảng cáo, và nhân công.
Lên Kế Hoạch Thời Gian
Tạo một lịch trình chi tiết cho từng giai đoạn của sự kiện. Điều này bao gồm thời gian cho việc chuẩn bị trước, quảng bá, và ngày tổ chức chính thức. Bạn cần đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch để tránh bất kỳ sự cố nào.
Địa Điểm Và Thiết Bị
Chọn một địa điểm phù hợp với sự kiện của bạn và đảm bảo rằng nó có đủ không gian và tiện nghi. Nếu cần, thuê các thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, và ghế ngồi để đảm bảo mọi người có trải nghiệm tốt nhất.
TIẾP THỊ VÀ QUẢNG BÁ
Xây Dựng Chiến Dịch Tiếp Thị
Tạo một chiến dịch tiếp thị sự kiện mạnh mẽ. Sử dụng các kênh truyền thông xã hội, email marketing, trang web và các phương tiện truyền thông khác để quảng bá sự kiện. Tạo một trang web sự kiện riêng để thu hút sự quan tâm của đối tượng mục tiêu.
Đặc Điểm Thú Vị
Tạo ra những điểm đặc biệt để sự kiện của bạn nổi bật. Có thể là các hoạt động thú vị, diễn thuyết hấp dẫn, hoặc cơ hội gặp gỡ các diễn giả nổi tiếng. Điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý và tạo sự kỳ vọng cho khách hàng.
Đối Tượng Mục Tiêu
Hiểu rõ đối tượng mục tiêu của bạn là ai và tạo nội dung phù hợp để kích thích họ tham gia. Sử dụng thông tin khách hàng và phân đoạn thị trường để tạo một trải nghiệm đáp ứng nhu cầu của họ.
QUẢN LÝ SỰ KIỆN
Nhân Sự
Tạo một đội ngũ làm việc có kinh nghiệm và tận tâm. Đảm bảo rằng mọi người biết rõ nhiệm vụ của họ và có khả năng làm việc cùng nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Kiểm Soát & Theo Dõi
Theo dõi sự tiến triển của sự kiện và kiểm soát các yếu tố quan trọng như thời gian, ngân sách và chất lượng. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu và đối phó với bất kỳ vấn đề nào xảy ra.
Sự Bất Ngờ
Luôn sẵn sàng xử lý các vấn đề không lường trước có thể xảy ra trong sự kiện. Có một kế hoạch dự phòng và đội ngũ sẵn sàng để giải quyết các vấn đề này.
Tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ phức tạp, nhưng với kế hoạch cẩn thận và quản lý tốt, bạn có thể đảm bảo rằng sự kiện của bạn sẽ trở thành một thành công đáng nhớ.
CÁC QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN
- Bước 1: Xác định mục đích sự kiện
Sự kiện là định nghĩa chung cho hoạt động quy tụ đông đảo công chúng và chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như sự kiện kinh doanh, sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, họp báo, sự kiện khách hàng, …
Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng biệt. Đầu tiên trong các bước tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải xác định rõ cốt lõi của sự kiện và những công việc cần làm:
- Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, …)
- Đối tượng khách mời và số lượng
- Doanh nghiệp muốn gửi thông điệp gì đến công chúng?
- Dự toán ngân sách là bao nhiêu
- Tổ chức sự kiện tại đâu?
- Chủ đề sự kiện là gì?
- Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong quy trình tổ chức sự kiện, xây dựng ý tưởng chính là tạo linh hồn cho sự kiện. Việc này đòi hỏi sự hiểu biết tường tận về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và mục đích của sự kiện.
Trong khâu này, người tổ chức cần suy nghĩ và khái quát nhanh các ý tưởng và phân tích kỹ càng. Sau đó chọn ra phương án phù hợp nhất và chia đều thành các mảng chi tiết. Người tổ chức phải có tính sáng tạo mạnh để tạo ra chương trình độc đáo hơn đối thủ cạnh tranh.
Trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện là điều tuyệt đối không được phạm phải. Nó ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, uy tín của sự kiện và cả bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.
- Bước 3: Phân chia nhân sự triển khai
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là phân chia công việc thành từng mảng chuyên sâu: thiết kế (đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục đều phải tuyển chọn tỉ mỉ và đảm bảo tính phù hợp.
GIAI ĐOẠN TRONG SỰ KIỆN
- Bước 4: Triển khai theo kế hoạch
Mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng tiến độ chung và phối hợp với nhau, linh hoạt hỗ trợ nhau.
- Bước 5: Chuẩn bị và dàn dựng
Một trong các bước tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và cũng mang tính quyết định sự thành công chính là chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khâu dưới đây và tiến hành chạy thử ít nhất là 1-2 lần. Nếu phát hiện sai sót, lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và chạy thử đến khi chương trình mượt mà và trơn tru.
- Làm banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để phát cho khách mời trong sự kiện
- Trang phục
- Gửi thiệp mời và đăng thông báo
- Thuê thiết bị hỗ trợ
- Thuê MC, PG
- Thuê đội múa nghệ thuật múa mở màn
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết
- Bước 6: Tổ chức sự kiện
Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình.
Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải lập tức tập trung mọi người giải quyết nhanh chóng nhất có thể.
GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN
Quy trình tổ chức sự kiện cũng bao gồm các công việc sau khi sự kiện kết thúc.
Bước 7: Kết thúc chương trình
Khi chương trình đã kết thúc, các bộ phận có liên quan tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã thuê, dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.
Bước 8: Báo cáo và rút kinh nghiệm
Các bộ phận cần tổng kết, báo cáo mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện vừa diễn ra, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó đúc kết kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện càng thêm chuyên nghiệp.
___________________________________________